Статті по темі

Подорожній лист — важливий документ для підтвердження та обліку витрат, але в ньому більше небезпечних реквізитів, ніж у будь-яких інших первинних документах. Наведемо зразок подорожнього листа і розглянемо особливості заповнення подорожнього листа легкового автомобіля.

Шляховий лист — документ, необхідний для підтвердження витрат на ПММ. Без подорожнього листа витрати на бензин для зменшення оподатковуваного доходу списати не можна.

Кодекс не вимагає нормувати витрати на бензин, тому їх можна визнавати в розмірі фактичних витрат. Але треба підтвердити, що ці витрати економічно обгрунтовані. Компанія має право (а не зобов’язана) списувати витрати на бензин за нормами Мінтрансу, підтвердив Мінфін у листі від 27.01.14 № 03-03-06 / 1/2875.

Тим часом часто шляхові листи чи взагалі складаються, або містять багато помилок і викликають претензії з боку перевіряючих. Розберемо докладніше, як уникнути цього і скласти свій ідеальний документ.

Бланк подорожнього листа

Подорожній лист оформляється окремо на кожний автомобіль, на якому їздять співробітники компанії в службових цілях.

Уніфікований бланк подорожнього листа затверджений постановою Держкомстату Росії від 28.11.1997 № 78, наприклад подорожній лист легкового автомобіля (Форма № 3).

Подорожній лист легкового автомобіля. Форма № 3

Подорожній лист легкового автомобіля є первинним документом з обліку роботи легкового автотранспорту та підставою для нарахування зарплати водієві. Виписується в одному примірнику диспетчером або уповноваженою особою.

Подорожній лист легкового автомобіля дійсний тільки на один день або зміну. На більш тривалий термін він видається тільки у разі відрядження, коли водій виконує завдання протягом більше однієї доби (зміни).

У дорожньому листі легкового автомобіля обов’язково повинні бути проставлені порядковий номер, дата видачі, штамп і печатку організації, якій належить автомобіль.

Бланк подорожнього листа легкового автомобіля

Зразок подорожнього листа

Наведемо зразок подорожнього листа. Він максимально простий, але відповідає всім вимогам.

Заповнення подорожнього листа

Дефекти в оформленні можуть обернутися претензіями як від податківців — вони знімуть витрати на бензин, так і від Гостранснадзора — він оштрафує на 20 тис. Рублів за статтею 19.5 КоАП РФ.

Дані про водійському посвідченні можна написати, але якщо помилитися, це некритично. Витрати все одно можна списати.

Принциповим є наявність докладного маршруту і дані про витрату бензину. Формулювання «по місту» перевіряючих не влаштовують. Вони можуть зняти витрати, а судді їх підтримають (визначення ВАС РФ від 30.08.13 № ВАС-11880/13). Відомості про витрату бензину треба заповнити за показаннями з спідометра. Але якщо він зламаний, можна взяти дані навігатора.

Перевіряльники з Гостранснадзора цікавлять позначки про медогляди і номер телефону компанії.

Періодичність складання подорожнього листа

Періодичність складання подорожнього листа (на день, на декаду, на місяць) визначається самою організацією. Податківці дозволяють видавати лист і на день, і на місяць. Головне, щоб дані дорожнього листа дозволяли організувати облік робочого часу водія і витрати ПММ.

Подорожній лист і витрати на відрядження

Після скасування відрядних посвідчень термін ділової поїздки підтверджують інші документи, у тому числі шляховий лист (подп. «В» п. 2 постанови № тисяча п’ятсот дев’яносто п’ять).


Якщо співробітник їде в інше місто на своїй або службовій машині, то повинен скласти службову записку з датами виїзду та приїзду. До записки треба додати документи, що підтверджують використання автомобіля, — дорожній лист, касові чеки (на бензин), квитанції (на парковку, платні дороги) і т. П.

Подорожній лист для звільнення від ПДФО

Водіям, які набувають бензин для службової машини, компанія відшкодовує витрати на паливо. За загальним правилом ці витрати не обкладаються ПДФО (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Мінфін у коментованому листі повідомив, що для звільнення від ПДФО необхідні шляховий лист та інші документи (касові чеки, талони на бензин і т. П.). Як ми з’ясували, в міністерстві вважають, що вигода у співробітників виникає також, якщо чеки на покупку бензину є, але немає подорожнього листа. На думку чиновників, якщо не оформлений шляховий лист, значить, співробітник їздив по особистих справах. А компенсація витрат на паливо — це його дохід.

Ми не згодні з Мінфіном. Відсутність подорожніх листів ще не говорить про те, що працівник використовував автомобіль для своїх потреб. Наприклад, якщо є наказ керівника про направлення у відрядження, то цей документ також підтвердить службовий характер поїздки. А значить, гроші, видані на бензин, витрачені в інтересах компанії. Так вважають і судді (постанова ФАС Московського округу від 08.04.10 № КА-А40 / 3115-10).

Щоб уникнути суперечок, безпечніше оформляти шляхові листи за будь-яких поїздках.

Є питання? Наші експерти допоможуть за 24 години! Отримати відповідь Нове

Оригiнал читайте here.

Цікаве відео для вас:


Також читайте

Share →